اینویس یکی از اسناد مهم تجاری می‌باشد و جز اسناد حمل متداول است یعنی باید در تمامی اسناد حمل وجود داشته باشد. به طور کلی اینویس سیاهه خرید یا فاکتور خرید می‌باشد و که این خود نوعی سند تجاری و مهم در تشریفات گمرکی به حساب می‌آید. هر کالایی که خریداری شود دارای اینویس است که اینویس نشان دهنده ارزش کالای خریداری شده و تعداد آن است. بر اساس تشریفات بین المللی این سند توسط فروشنده تهیه و به نام خریدار زده میشود. فروشنده بعد از تنظیم کردن این سند باید آن را به تایید مسئول حسابداری خود در شرکت خود برساند و بعد برای گمرک و خریدار ارسال کند. از سوی دیگر خریدار باید این سند را برای ترخیص کالا از گمرک مقصد ارائه کند تا بررسی و تاییدیه آن ارسال شود.
چه اطلاعاتی باید در سند اینویس وجود داشته باشد؟
لازم است بدانید بر عکس تمامی اسناد گمرکی که همگی قالبی از بیس تعیین شده دارند سند اینویس به این صورت نبوده و قالب و ساختاری از پیش تعیین شده ندارد. و فروشنده میتواند طبق سلیقه خود این سند را تنظیم نماید اما یک سری قوانین در این خصوص وجود دارد که فروشنده باید رعایت کند. به عنوان مثال تمامی اطلاعات درج شده بر روی سند اینویس باید بر روی کاغذی مارک دار ترجیحا دارای مارک شرکت فروشنده ثبت شود. همچنین این اطلاعات باید دارای تاریخ صدور باشند. شماره اینویس یکی از مهم ترین اطلاعات است. اطلاعات مربوط به فروشنده که شامل نام شرکت، آدرس پستی، تلفن و …. می‌باشد نیز باید درج شود. به همین ترتیب اطلاعات گیرنده کالا نیز باید ثبت شود. کد تعرفه گمرکی یکی دیگر از اطلاعات مهم و مورد نیاز در اینویس می‌باشد و برای رعایت کردن اصول تجاری باید حتما ذکر شود، قیمت کل کالا، قیمت واحد کالا، تعداد کالا، مشخصات کالا به صورت دقیق و ردیف خدمات اینها تمامی اطلاعات است که باید حتما در سند اینویس یا همان فاکتور قید شود.
1- فرستنده یا فروشنده : منظور شرکتی است که کالا یا خدمات را جهت فروش به خریدار ساخته و یا تهیه کرده است در این ردیف میبایست نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن شرکت فروشنده قید شود.که باید در اینویس و پکینگ لیست قید شود
2- گیرنده یا خریدار: شرکتی که کالا یا خدمات را از شرکت فروشنده خریداری کرده است و اینجا لازم است نام کامل شرکت، آدرس پستی و تلفن شرکت فروشنده قید شود.
3- تاریخ اینوویس: در این ردیف میبایست تاریخ صدور سیاهه تجاری مشخص شود.
4- شماره اینوویس : سیاهه تجاری حتما میبایست دارای شماره مشخص (شماره مسلسل) باشد که باید در این قید ردیف شود.
5- ردیف کالا ها و خدمات ارائه شده.
6- شرح مشخصی از کالا و خدمات ارائه شده.
7- بهتر است اگر سیاهه تجاری را برای کالاهایی تهیه میکنیم که قصد صادرات آن ها را داریم، کد تعرفه گمرکی (HS Code) آن را جهت رعایت اصول تجارت بین المللی در سیاهه خرید قید نمائید.
8- تعداد محصول (کالا یا خدمات)
9- قیمت واحد محصول (کالا یا خدمات)
10- قیمت کل محصول (کالا یا خدمات)
- تعیین شرایط پرداخت وجه از سوی خریدار چه از لحاظ برنامه ریزی زمانی و چه از لحاظ نحوه انتقال وجه.
- تعیین شرایط حمل و نقل و تحویل کالا بر اساس اصطلاحات بین المللی بازرگانی (Incoterms).
باید به این نکته دقت داشته باشیم که مشخص نمودن واحد ارزی در تهیه سیاهه تجاری الزامیست، همچنین سیاهه تجاری و لیست عدل بندی (اینویس و پکینگ لیست) می بایست در سربرگ شرکت فرستنده تهیه و حتما توسط شخص مجاز در شرکت امضا و ممهور گردد.
پیش فاکتور (Proforma Invoice):
پروفرما اینوویس در واقع نوعی پیش قرار داد است که هرچند جنبه رسمی ندارد ولی شرایط آن غیر قابل تغییر بوده و فروشنده و خریدار پس از تائید ملزم به اجرای مفاد آن می باشند. پیش فاکتور پیشنهاد فروش محصول است که توسط فروشنده (صادر کننده) پس از انجام توافقات اولیه برای خریدار (وارد کننده) صادر میشود، خریدار میتواند با استفاده از پیش فاکتور نه تنها از نحوه انجام معامله مطمئن شود بلکه شرایط حمل، ترخیص کالا در گمرک مقصد و اخذ مجوزات احتمالی جهت ترخیص و واردات محموله را بررسی نماید.
یک پیش فاکتور همانند (اینویس و پکینگ لیست) باید بر روی سربرگ شرکت فروشنده صادر و توسط شخص مجاز در شرکت امضا و ممهور گردد .
تفاوت پروفروما اینویس و اینویس در چیست؟
باید گفت که اینویس نوعی سند رسمی به حساب می‌آید اما پروفروما اینویس در واقع رسمیت نداشته و صرفا برای اطلاع قبلی است. اطلاعاتی که در پروفروما اینویس درج می شود معمولا قابل تغییر هستند. اما پس از تایید شرایط درج شده در پروفروما اینویس توسط خریدار و فروشنده، مفاد آن باید رعایت شوند. پروفروما اینویس معمولا بعد از دریافت قیمت از فروشنده تنظیم میشود یعنی بعد از استعلام قیمت ها و بررسی آنها توسط خریدار و خرید کالا سند اینویس صادر میشود.